多维表格高级权限，权限精准控制

WPS多维表格「高级权限」功能已经上线，快来看看如何在工作中使用高级权限，以及各类常见使用场景

常见使用场景

通过设置高级权限，管理者能够精确控制成员的访问权限，让成员只能看到与自己相关的信息或只对自己业务相关的记录进行增删操作。以下是一些常见的应用场景：

项目管理

项目经理可以设置权限，让项目成员仅能查看和编辑自己负责的任务和相关数据，确保项目数据的安全性和准确性。而项目进度和资源分配信息则可以设置为仅项目经理可见。

销售数据管理

销售主管可以为不同地区的销售设置权限，使他们只能查看和编辑自己的客户信息和销售数据，防止跨区数据混乱，同时保证数据的保密性。

人力资源管理

HR或财务部门可以通过高级权限设置，让招聘负责人只能访问与招聘相关的候选人信息，而员工薪资等财务信息只能由特定人员查看，确保数据安全和隐私保护。

客户支持

客服团队可以设置权限，使客服只能访问和处理自己负责的客户问题和反馈，避免数据混乱和重复工作，提高客户服务效率。

实践场景：销售部门成员间数据隔离

在实际管理中，高级权限的应用能够显著提升数据的安全性、管理的高效性以及团队协作的有序性。以下是一个销售拜访记录管理的实践应用：

• 人员情况：「广东大区」「北京大区」「上海大区」由三个销售成员分别跟进，销售负责人可以看到所有的数据
• 数据表情况：销售拜访记录仪表盘、客户拜访记录、拜访记录登记表。
• 展示效果：
  • 销售负责人/多维表格管理员：查看、编辑、管理多维表格内所有数据。
  • 各销售成员：仅查看销售总表中自己所在区域的内容，不能查看其他成员的数据，也无法看到销售拜访记录仪表盘。

管理员进行权限设置

将数据表通过高级权限能力，添加自定义角色，设置不同角色只能看到设置好的销售区域内数据，将该区域员工添加进所属区域的权限分组内。

1. 打开「高级权限」中的「添加自定义角色」，选择客户拜访记录这张表格，在「可查看和编辑的记录（行）范围」内，选择「自定义范围」。
2. 点击「可查看的记录（行）范围」，选择「满足指定条件的记录」，设置筛选条件为销售区域为广东大区。「可编辑的记录（行）范围」同理。
3. 点击「确定」后，将归属销售区域为广东的销售成员添加进「添加协作者」内，即可完成该同事只能查看和编辑广东销售区域内的数据。

配置完成后就可以达到一张数据表，不同销售区域看到不同数据，数据千人千面。

操作流程

开启高级权限

系统角色分配

通过「添加协作者」，添加企业内部协作者

💡

个人用户如何新增协作者

可以打开分享，在分享中管理和添加协作者

添加自定义角色

可以通过「添加自定义角色」，对于文件中的数据表进行权限管理。

选择「可查看和编辑的记录（行）范围」中的自定义范围，可以对行记录进行「可查看」「可编辑」权限设置，也可以选择「满足指定条件的记录」，对可查看/可编辑的数据进行筛选展示。

选择「可查看和编辑的字段（列）范围」，可以对列记录进行「可查看」「可编辑」权限设置，也可通过「指定字段」，对列内容进行更细分的权限管理。

其他

「其他权限」可以对记录的添加和删除进行管理，「仪表盘」仅支持「无权限」「可查看」两种权限设置。

通过链接加入后的默认角色

打开分享协作后，通过分享链接加入，且没有单独分派角色的协作者，可以通过「通过链接加入后的默认角色」，来对协作者进行权限管理。支持「可编辑」「可查看」「自定义角色」

💡注意

需要已设置「自定义角色」，才可以在「通过链接加入后的默认角色」中选择相应的「自定义角色」

名词解释

Q&A

Q：「分享视图」和「高级权限」的区别？

A：「分享视图」和「高级权限」是两套不同的权限管理，双方并不会冲突。通过「分享视图」生成的链接进入的用户，只会根据「分享视图」设置的权限，看到相应的内容。通过文件链接进入的用户，则会按照高级权限的设定，看到相应的内容。